Dans le cadre de la réorganisation de leurs métiers en 2019, la Ville de Saint-Étienne et Saint-Étienne Métropole ont entrepris une transition majeure vers Microsoft 365.
Cette transformation organisationnelle et technologique a permis à la collectivité de moderniser ses outils de travail, de renforcer la collaboration entre ses équipes et de faciliter le télétravail, tout en relevant les défis de la cybersécurité. Retour d’expérience sur une transition réussie, guidée par la recherche de l’efficacité et de la simplicité.
La genèse du projet ou pourquoi Saint-Etienne a choisi Microsoft 365
En 2019, la nouvelle organisation du travail au sein de la Ville et de la Métropole de Saint-Étienne a induit des modifications de métier au sein de la Ville et de compétences au sein de la Ville et de Saint-Étienne Métropole. Avec des mutualisations de services, et une nouvelle répartition des compétences, les deux collectivités ont dû revoir leurs processus et leurs outils de travail. Patrick Planud, chef de projet auprès de le DSIN explique les ambitions du projet de transformation numérique : « l’objectif pour nous a été d’initier la convergence de nos outils bureautiques et le déploiement de nouveaux outils collaboratifs ».
Deux suites bureautiques, une solution de visioconférence peu performante et un besoin d’harmonisation
Lors de la fusion d’entités, qu’il s’agisse d’organisations entières ou de services au sein d’entreprises, de collectivités ou d’établissements de santé, une problématique apparaît souvent : l’harmonisation des outils bureautiques. Saint-Étienne et Saint-Étienne Métropole avaient chacune une suite bureautique, OpenOffice et Microsoft Office 2013, ce qui compliquait fortement le partage de documents entre les deux collectivités.
Si les agent·es des collectivités utilisaient déjà une solution de visioconférence, les fonctionnalités limitées qu’elle offrait ne permettaient pas de télétravailler et de collaborer efficacement entre les différents sites et services de la Ville et de la Métropole.
Afin de remédier à ces problématiques et d’offrir des solutions adaptées et performantes aux agent·es des deux collectivités, Saint-Étienne et Saint-Étienne Métropole ont initié un grand projet de convergence numérique.
La Ville de Saint-Étienne et Saint-Étienne Métropole comptent plus de 3500 agents.
Une étude des besoins et un benchmark complets
Pour mener à bien ce projet de convergence numérique, il a d’abord fallu délimiter le périmètre afin de choisir les solutions les plus adaptées aux besoins des deux collectivités. « Nous avons d’abord fait une sorte de benchmark avec toutes les solutions existantes et nous les avons corrélées avec l’étude des besoins menée au préalable auprès de nos agents et auprès de nos directions ». À l’issue de cette phase de cadrage, Saint-Étienne et Saint-Étienne Métropole ont choisi la solution Microsoft 365 (ex-Office 365).
Nous nous sommes orientés sur la solution Microsoft 365 du fait des usages et, en fonction des besoins que nous avions. La solution Microsoft 365 répondait complètement à tous nos besoins et, de plus, l’ergonomie Microsoft permettait une prise en main beaucoup plus simple pour nos utilisateurs. D’autres solutions techniques venant du monde libre permettaient plus ou moins les mêmes fonctionnalités, mais avec une ergonomie beaucoup plus complexe à mettre en œuvre.
Une transformation de bout en bout, menée en collaboration avec Blue Soft Empower
Au terme de la phase d’étude, Saint-Étienne et Saint-Étienne Métropole ont pu participer à es ateliers de calibrage du projet avec Microsoft (assessments) : « on a construit des ateliers qui nous ont permis de mieux définir nos besoins en termes de licences, de gérer le plan d’action, le planning et d’organiser notre projet », explique Patrick Planud. Ces sessions de travail ont about à la création d’un marché public, que Blue Soft Empower a remporté grâce à la qualité de ses propositions et de ses références. Le chantier numérique a alors pu commencer.
La migration de la messagerie : de Zimbra à Exchange 365
Avant de pouvoir déployer les outils collaboratifs, les deux collectivités ont migré leur messagerie, soit 3500 boites aux lettres, de Zimbra à Exchange 365. Les équipes Empower ont opté pour la solution de migration ShareGate, pour une transition sans perte de données et sans impact côté utilisateur·ices. Aujourd’hui, la nouvelle solution de messagerie Microsoft offre une ergonomie améliorée et une plus grande fluidité d’utilisation à l’ensemble des agent·es des deux collectivités.
De nouveaux outils collaboratifs interconnectés
Les équipes Blue Soft Empower ont ensuite procédé au déploiement de la suite collaborative Microsoft 365, avec deux effets notables au niveau des usages :
- Les utilisateur·ices redécouvrent des outils déjà présents (Word, PowerPoint, Excel), mais avec une surcouche collaborative permettant le partage, la sauvegarde facile et la coédition, par exemple.
- Ils et elles disposent désormais de tous les outils qui leur manquaient jusque-là pour développer et faciliter les usages collaboratifs : SharePoint, OneDrive, ainsi que Teams et ses nombreuses applications de productivité.
Patrick Planud précise : « On a mis en place des espaces d’équipe qui leur permettent de partager des documents, que ce soit inter-direction, intra-direction ou avec des partenaires externes. La solution Teams leur permet de chatter et d’organiser des visioconférences de la manière la plus simple possible. Donc ça, c’est un vrai plus pour nos utilisateurs. »
La DSI bascule dans le monde du cloud
Du côté de la DSI, c’est aussi une transformation. Les données de la collectivité sont désormais hébergées dans le cloud sécurisé de Microsoft. Cette mutation a nécessité de former l’ensemble des administrateurs et administratrices dans la pris en main des outils Microsoft. Elles et ils disposent désormais d’outils de gestion et d’administration spécifiques qui leur permettent de suivre l’infrastructure, de la manager et d’optimiser les licences Microsoft afin de les affecter en fonction des usages et des besoins des agent·es.
Un travail continu sur l’adoption des nouveaux usages
Une fois l’ensemble des solutions déployées, le travail ne s’arrête pas là, tant pour les équipes de la DSIN que pour les équipes Blue Soft Empower. L’adoption et le développement des usages constituent une phase toute aussi importante dans le succès du projet de transformation. Patrick Planud le concède, le déploiement seul des outils ne suffit pas, car il s’agit maintenant de motiver le changement : « on a encore des difficultés à faire adopter les usages et à amener [nos utilisateurs] vers les nouveaux outils Microsoft. […] C’est un vrai challenge de communication. On n’est plus du tout dans de la technique. »
C’est donc le facteur humain qui prévaut désormais, avec un ajustement du plan de communication sur les prochains mois afin de rendre les outils plus visibles, un défi que ne manqueront pas de relever nos équipes d’accompagnement au changement !
