Au cours du dernier trimestre de l’année 2017, le GHT des Alpes Maritimes a pris la décision d’instaurer au 1er janvier 2018 une direction des achats de territoire en réponse aux exigences règlementaires. Le GHT comporte 13 établissements et le CHU de Nice est établissement support. L’organisation de la fonction achat mutualisée s’articule autour de 4 grandes catégories d’acteurs :
- une Equipe Opérationnelle de Direction, composée de 4 Directeurs d’établissement dont l’établissement support,
- des fonctions d’appui, composées d’une cellule des marchés située dans les locaux de l’établissement support, un contrôleur de gestion et des référents méthode et outils,
- la fonction de production, composée de 11 filières d’achats confiées à des responsables de filière,
- des représentants de la fonction achats mutualisée au sein de chaque établissement, les référents achats.
Il existait un cloisonnement historique des systèmes d’information. La collaboration avec la Direction de l’Innovation Numérique et du Système d’Information (DINSI) a permis de déployer rapidement une plate-forme collaborative accessible à tous les établissements.
Une démarche d’optimisation a ensuite été instaurée avec la mise à disposition sur la plate-forme d’outils simples, mais à forte valeur ajoutée.
Découvrez, à travers leur expérience, les fonctionnalités de leur SharePoint et le rôle que Empower a joué dans l’implémentation.
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Pourquoi avoir décidé de migrer vers SharePoint Online ?
Gautier Caumont, Directeur des Achats du Territoire, nous répond : « L’outil Sharepoint Online répondait à notre problématique “Comment communiquer, partager, fluidifier l’information entre les différents acteurs du GHT ?”. Il offrait également des fonctionnalités intéressantes. Par exemple, l’organisation en onglets, le stockage de documents, la création de répertoires prédéfinis. Il permettait également de créer des formulaires, des circuits de validation ou des alertes par e-mail. Il nous a donc permis dans un premier temps :
- de diffuser des informations (organigramme, annuaire, RACI (matrice “qui fait quoi”), FAQ, etc.) sur une plate-forme partagée. Cela a garanti l’accès instantané à la dernière version des documents. Cela a de facto contribué à limiter les envois d’e-mails et les circulations de pièces jointes non maîtrisées.
- de garantir une traçabilité des échanges (stockage et gestion des marchés dans des répertoires prédéfinis, signature des devis, etc.),
- d’assurer une lisibilité transversale en créant des arborescences de fichiers homogènes pour l’ensemble des filières achats. »
Comme le précise Gautier Caumont, « des développements complémentaires ont permis d’atteindre un nouveau palier. Notamment, avec la mise à disposition d’outils pour les acheteurs (création et validation de DCE) et pour les Référents achats (formulaire de remontée des besoins) ».
Quelles évolutions ont été apportées à la plate-forme SharePoint ?
« La problématique qui s’est ensuite posée à nous a été le partage des outils de pilotage. Deux outils avaient été pensés au niveau de la Direction des achats mutualisés : un outil “Marché à lancer” qui permet aux Responsables filières de recenser l’ensemble des procédures à lancer dans l’année. Ensuite, un outil “Gains” permettant aux acheteurs d’indiquer, pour chacune des procédures, les gains notifiés, comme recommandés par l’ARS dans le cadre du PAAT. »
La DINSI du CHU de Nice a pris le parti de faire appel à Blue Soft Empower pour intégrer ces évolutions. « La difficulté que nous avions identifiée était de créer un outil “Gains”, dans SharePoint, “connecté” à une base Access “Procédures/Marchés”, utilisée en local par la cellule des marchés pour tracer son activité. Notre objectif était de remonter en temps réel les informations saisies dans la base Access dans l’outil “Gains” de SharePoint ; avoir une information ascendante et mais aussi descendante, sans pouvoir modifier les éléments saisis par la cellule des marchés. »
Empower a su répondre aux besoins du CHU de Nice. « Les acheteurs ont connaissance dans l’outil “Gains” de toutes les procédures publiées et de tous les marchés notifiés (source base Access). Ils peuvent y compléter les éléments demandés. L’équipe Empower a su également donner un rendu très agréable à notre outil. Par exemple, sur le positionnement des champs en colonne, ou le report des couleurs de notre base Access. Nous avons aussi pu bénéficier d’une colonne calculée avec mise en forme conditionnelle ou de l’agrandissement automatique d’une image. Tout au long de la phase de production, Empower a été à notre écoute pour résoudre nos dysfonctionnements ou répondre à nos besoins d’amélioration » confirme Gautier Caumont.
Et la suite ?
« Maintenant, notre objectif est d’acculturer notre public à ces nouveaux outils. Nous voulons les aider dans la prise en main et le remplissage. Nous voulons aussi créer et diffuser, plus rapidement, des tableaux de bord à destination des Directeurs des établissements » explique Gautier Caumont.
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