Alors que nombre de transformations numériques sont uniquement envisagées sous l’angle technologique, il est une discipline qui s’intéresse à l’humain afin de maximiser l’impact des évolutions décidées par les organisations : la conduite du changement, ou accompagnement au changement.
La transformation numérique est essentielle pour l’adaptation et l’évolution des organisations, mais la conduite du changement est cruciale pour réussir cette transformation. Encore faut-il s’y prendre méthodiquement.
Sommaire
L’accompagnement au changement : qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert ?
La conduite du changement, c’est ce processus qui a pour but de faire passer une organisation d’un état actuel vers un état futur avec un but précis. Que l’on cherche à améliorer un processus, à adopter les nouveaux usages, la conduite du changement, c’est cette discipline qui va guider la manière dont on va accompagner, préparer et soutenir les individus afin qu’ils puissent adopter avec succès ce changement.
D’un point de vue stratégique, la conduite du changement sert à humaniser et à contextualiser le processus de changement dans lequel l’organisation s’est lancée. Elle sert aussi à s’assurer que toute la chaîne de valeur de l’organisation est bien impliquée dans le processus de transformation et à donner les clés aux collaborateur·ices pour qu’ils puissent comprendre et accepter le changement.
Les enjeux de la conduite du changement : accompagner les utilisateur·ices et éviter les tensions
La conduite du changement est cruciale pour aider les organisations à adopter de nouvelles stratégies, de nouveaux usages et de nouveaux projets avec le moins de friction possible. Elle est également importante d’un point de vue économique car elle permet de réduire les coûts associés aux transformations et de limiter les risques d’incompréhension, de démotivation et de turnover liés à ces changements. Enfin, elle vise à éviter toute crise interne pouvant impacter le collectif de l’entreprise.
Les étapes de l’accompagnement au changement
Si les changements sont nécessaires pour les organisations, afin qu’elles puissent s’adapter à leur contexte et perdurer, il est important de suivre plusieurs étapes clés pour réussir sa transformation numérique :
1. Bien identifier les raisons du changement
Avant de se lancer dans un changement, il est important de bien comprendre les raisons qui le motivent. Il faut que la vision soit claire, que le contexte soit compris et que le pourquoi soit évident. Il est donc primordial de faire un état des lieux de la situation actuelle et d’identifier les problèmes à résoudre. Cette étape permet de bien poser les bases du changement et de donner une direction claire à suivre.
2. Définir des KPI pour suivre l’évolution
Il est important de définir des indicateurs clés de performance (KPI) pour suivre l’évolution du changement. Ces KPI doivent être alignés sur les objectifs stratégiques de l’organisation et permettre de mesurer les progrès accomplis. Sans ces indicateurs, il sera impossible de mesurer l’impact du changement et d’en tirer des conclusions.
3. Sensibiliser et accompagner les collaborateurs et collaboratrices
Le succès d’un changement dépend en grande partie de la mobilisation des collaborateurs. Il est donc crucial de sensibiliser les équipes et de les accompagner tout au long du processus. Les collaborateur·ices doivent ainsi disposer de toutes les clés pour comprendre les enjeux et les bénéfices du changement, et être encouragé·es à y participer activement. Cette étape permet de créer un climat de confiance et de collaboration au sein de l’organisation.
4. Donner des connaissances et former les collaborateurs et collaboratrices
Pour réussir un changement, les collaborateur·ices doivent être en mesure d’utiliser les nouveaux outils et processus. Il est donc important de leur donner les connaissances nécessaires pour s’approprier les changements et les intégrer dans leur quotidien. Des sessions de formation, des tutoriels et des ressources en ligne peuvent être proposées pour les aider à développer leurs compétences et imaginer de nouveaux usages.
5. Renforcer le changement ou faire des points d’amélioration
Une fois le changement en place, il est important de renforcer son impact ou de faire des points d’amélioration pour optimiser le processus. Les KPI définis à l’étape 2 servent alors à mesurer les résultats et identifier les éventuelles zones de progrès. Cette étape permet de s’assurer que le changement a atteint ses objectifs et de continuer à l’optimiser au fil du temps.
Accompagnement au changement : ce qu’il ne faut pas oublier
Donner de l’importance au pilotage
Paradoxalement, l’un des éléments clés de la conduite du changement que l’on oublie le plus souvent, c’est de la piloter. Souvent, on va donner beaucoup d’importance au contenu lié à ce changements, c’est-à-dire les courriels, les guides, et toutes les communications à destination des utilisater·ices. On va effectivement expliquer en détail pourquoi et comment ce changement va intervenir, mais on oublie le plus souvent de mener le processus activement. Le contenu d’accompagnement n’est pas suffisant. Ce sont tous les mécanismes, toutes les bonnes pratiques que l’on va mettre en place qui vont permettre, petit à petit, d’accompagner les utilisateur·ices, au bon moment, avec les bons contenus et les bons formats.
Un processus organisationnel avant tout
Aussi, l’un des oublis fréquents dans les démarches de conduite du changement, c’est qu’il s’agit avant tout d’un processus organisationnel plus que d’un projet technologique.
C’est un processus de changement organisationnel et managérial qui nécessite des sponsors et qui a grandement besoin du soutien de managers.
L’accompagnement au changement est-il cher ?
La conduite du changement doit être vue comme un investissement plutôt qu’une dépense. Si l’on n’accompagne pas les utilisateurs et utilisatrices lors de la mise en place de licences ou de solutions, cela peut coûter beaucoup plus cher à l’avenir. Imaginez les retards à rattraper en matière d’efficacité ou de coûts associés aux licences non-utilisées, aux outils mal utilisés et donc à cette transformation numérique.
En fin de compte, la question à se poser est la suivante : est-ce que cela coûte réellement cher de faire de la conduite de changement, d’accompagner les utilisateur·ices, d’avoir un bon historique de conduite de changement, de transformation au sein de l’organisation, ou est-ce qu’il vaut mieux s’en passer et rattraper le coût des licences qui ne sont pas utilisées plus tard ?
En somme, l’idée à ne pas oublier, c’est que si un·e utilisateur·ice ne comprend pas à quoi sert un changement dans son organisation, les chances qu’il ou elle embarque dans le processus et adopte les nouveaux usages et outils sont extrêmement faibles.
