Le cloud ou les plate-formes collaboratives font écho à la transformation digitale (ou numérique, si l’on souhaite éviter les anglicismes). Pour beaucoup de dirigeants, ils riment avec solutions informatiques et complexité. Tous s’accordent sur l’importance de « prendre le virage ». Mais ils voient également des freins : conflit générationnel, habitudes de fonctionnement, compétences voire culture d’entreprise…
« Mon équipe actuelle ne pourra/voudra jamais travailler avec mes nouveaux outils »
Ne sous-estimez pas vos équipes. Ce sont des consommateurs comme les autres : ils achètent en ligne, voyagent avec des e-billets, déclarent leurs impôts de manière dématérialisée. Cependant, il faut les accompagner avec une vision stratégique de « digitalisation ». Si vous leur proposez des outils pertinents qui répondent à leurs besoins, ils s’impliqueront dans la mise en œuvre et le déploiement. Cette implication se révèle primordiale. En effet, ce sont vos équipes qui pourront vous renseigner sur les attentes terrain.
Le vrai frein, c’est la routine. Changer les habitudes est possible, mais exige de la méthode.
Fédérez et valorisez vos collaborateurs
Pour créer de la valeur ajoutée, vous avez besoin de vos équipes. Le premier enjeu est de les embarquer avec vous dans l’aventure. Pour cela, recueillez les retours d’expérience, valorisez vos collaborateurs, leurs idées et leur connaissance terrain. Ainsi, vous récolterez des données qualitatives. Pensez à intégrer le comité de direction et votre « middle management » pour que chacun comprenne la démarche et montre le bon exemple.
En bref :
| Méthodes | Outils recommandés |
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Workshops collaboratifs Entretiens individuels Sondages anonymes pour libérer la parole |
Microsoft Teams : audio- et visio-conférences OneNote : Prise de notes et schémas Forms : Sondages |
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Bénéfices :
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Matérialisez votre vision stratégique
Nommez un(e) responsable de votre transformation digitale. Cette personne sera chargée d’animer des groupes de réflexion avec le comité de direction. Elle devra identifier les enjeux numériques en partant du retour d’expérience des collaborateurs. Enfin, elle saura définir les grands axes de travail qui se traduiront en une vision stratégique respectant vos missions et votre culture d’entreprise.
Une fois les axes établis, il faut affiner. Il est primordial d’avoir une vision macro du planning des projets, des investissements, des priorités, des étapes concrètes et des compétences à associer dans les équipes.
L’étape suivante est de communiquer auprès de vos collaborateurs, en mettant en avant le lien entre leurs retours d’expérience et la stratégie retenue. Attention, ce projet n’étant pas comme les autres, pensez à le communiquer de façon innovante. Par exemple, créez une vidéo ou animez vos présentations.
En bref :
| Méthodes | Outils recommandés |
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Nommer un référent en charge de la transformation numérique Créer des groupes de travail Définir & partager la vision Faire une liste des projets, sponsors et compétences Définir la timeline, la priorisation & le macro-budget |
Microsoft Teams, pour créer des groupes de travail en intégrant des documents, des projections de sites web, des notes ou bien du reporting Sway, pour mettre en forme votre vision de manière ludique SharePoint et Project, pour créer la timeline de projets, les plannings détaillés, les affectations de tâches |
Bénéfices :
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Structurez votre projet de transformation digitale
Votre projet demande de la structuration. Il faut définir les priorités et donner les moyens d’avancer tout en respectant les délais et le budget envisagés.
Pour cela, mettez en place des équipes projets en fonction des compétences et disponibilités requises. Pour être efficace, il faut leur dégager du temps spécifiquement pour ces tâches.
Aidez-les également à mettre en place une gouvernance. Cela comprend notamment la tenue régulière de comités de pilotage, le suivi des KPI et du budget, le planning et la gestion des risques. Il faut également partager avec des comités transversaux. Cela permet de nourrir le projet global et d’assurer la communication auprès du reste des collaborateurs.
En bref :
| Méthodes | Outils recommandés |
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Équipe/projet : leader, sponsor au sein du Codir et expert technique Planning détaillé/projet Budget détaillé/projet Dépendances de tâches & risques inter-projets Automatisation des KPI & pilotage Partage de l’avancement de la roadmap globale |
Sharepoint et Project : liste de projets, rétroplanning, tâches, budgets associés… Microsoft Teams : groupes de travail collaboratif Power BI : reportings Yammer : partage des succès et de l’avancement projet |
Bénéfices :
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Capitalisez sur les bonnes pratiques
Pensez à accompagner le changement. En interne, continuez à communiquer sur les succès et encouragez les propositions d’innovations. Continuez également à recueillir les retours d’expérience terrain. Centralisez les échanges internes et externes, quel que soit le point de contact. De cette façon, vous bénéficierez de données en continu pour nourrir votre stratégie d’innovation.
N’oubliez pas : une fois les premiers projets de transformation digitale mis en place, il faut favoriser ce souffle d’innovation au sein de votre organisation. C’est ce qui fera naître d’autres projets et qui continuera à fédérer les collaborateurs.
Votre transformation numérique ne sera pas achevée avec la mise en place des outils, mais bien quand vos collaborateurs les auront adoptés et penseront « solutions numériques » par eux-mêmes.
