La solution Letsignit, dont Blue Soft Empower est partenaire, permet de créer et gérer les signatures mail du personnel d’une organisation à travers une interface simple et intuitive. L’entreprise Softway Medical l’a adoptée et nous fait son retour d’expérience.
Anthony Brasdefer, son responsable des systèmes d’information, en charge du parc informatique de l’entreprise ainsi que de l’utilisation et l’évolution des outils métier, a répondu à nos questions.
Comment a émergé le besoin pour une solution comme Letsignit et qu’est-ce qu’elle vous permet de faire concrètement ?
Anthony Brasdefer. Initialement, c’était un besoin du service communication qui souhaitait en fait mieux communiquer avec nos clients au travers des signatures. Letsignit permet de déployer et de centraliser la gestion des signatures de l’entreprise, mais également de mettre en place des bannières pour à la fois la communication interne, mais aussi auprès de nos clients.
La solution Letsignit a aussi permis de moduler les communications par rapport au profil des personnes de l’entreprise, c’est-à-dire que moi, je vais communiquer d’une manière différente que d’autres services auprès des clients.
Qu’a changé Letsignit dans les processus et le quotidien de Softway Medical ?
AB. Letsignit a permis de simplifier, au quotidien, les utilisateurs dans leur signature, puisqu’en fait, ils n’ont plus à se préoccuper de « je crée ma signature, je dois changer mon titre » ou ce genre de choses. Avant Letsignit, les personnes faisaient chacune dans leur coin les signatures. On essayait d’homogénéiser les signatures, mais ce n’était pas forcément évident.
Letsignit a permis d’automatiser leur déploiement, mais aussi de prendre le pas sur les signatures qui ont été créées en amont par les collaborateurs. Et pour les nouveaux collaborateurs, ça a permis d’automatiquement leur installer la nouvelle signature sans qu’ils n’aient rien à faire.
Comme on s’appuie sur l’annuaire de notre entreprise, tout se fait automatiquement. Sur l’aspect support, ça nous a permis de réduire de manière conséquente les demandes autour des signatures puisque à partir du moment où la solution est déployée, il n’y a plus rien à faire pour l’utilisateur.
Pourquoi avoir opté pour cette solution ?
AB. Nous avons choisi Letsignit pour sa simplicité d’utilisation, son intégration avec Microsoft 365 également, le fait qu’elle soit multiplateforme, donc ça fonctionne à la fois sur l’environnement Microsoft Windows, mais également les postes Mac.
Pourquoi avoir fait appel à Blue Soft Empower ?
AB. Lorsque le service communication m’a parlé de leur projet de mise en place de signature, j’ai pensé à Empower pour essayer de trouver une solution qui permet d’être utilisée avec les plateformes de Microsoft 365. Et Empower m’a directement parlé de Letsignit.
Nous avions déjà fait appel à Empower par le passé pour différents projets et ce qui nous a plu, c’est leur expertise et leur sens du travail bien fait. C’est donc ça qui nous a poussés à retravailler avec eux sur la solution Letsignit.
Comment s’est passée la mise en relation avec Letsignit ?
AB. Empower nous a proposé la solution de gestion de signature, puis ça s’est fait très rapidement. On a commencé à échanger avec les équipes Letsignit. Puis on a fait un POC et ensuite on a déployé la solution. Étant donné qu’on avait un annuaire d’entreprise bien rempli, avec toutes les informations nécessaires, c’est-à-dire nom, prénom, poste de la personne, etc., ça s’est fait vraiment naturellement, en quelques jours.
Des projets pour 2022 ?
AB. Pour 2022, on va terminer notre projet de nouveau siège social pour Softway Medical. En termes d’informatique, il y a pas mal de travail. Ensuite on va certainement mener un projet sur la partie collaboration de Microsoft Teams, notamment avec Planner qui, je pense, nous permettra de gagner en réactivité sur la partie gestion de projet. Je pense qu’on a beaucoup de choses à faire avec cet outil-là, d’organisation, de gestion d’équipe. Donc ça sera un de mes gros projets en 2022.
