Pour permettre à ses utilisateurs d’accéder à leurs données même en mobilité et collaborer plus facilement, le centre hospitalier François Dunan a choisi de déployer Microsoft Office 365. Souhaitant être accompagné dans la mise en place, le CH a fait appel à Blue Soft Empower. Jacky Letournel, le Responsable du Système d’Information du CH François Dunan, et Claire Letournel, Présidente de la Commission Médicale d’Etablissement, ont accepté de partager leur expérience.
Présentation du centre hospitalier François Dunan
« Le centre hospitalier François Dunan est un établissement d’une centaine de lits, situé à Saint-Pierre-et-Miquelon, un archipel français en Amérique du Nord. Les lits sont répartis entre médecine, chirurgie obstétrique et gériatrie. Notre offre de soins s’articule entre des spécialités qui sont sur l’hôpital et des spécialistes qui viennent en mission. Nous avons des activités très diverses telle que la dialyse, le service d’urgence, le bloc opératoire, il y a aussi une antenne médicale à Miquelon, etc. C’est un hôpital assez polyvalent. » explique Mme Letournel.
Pourquoi avoir choisi Microsoft Office 365 ?
Le Responsable du Système d’Information répond : « Avant Office 365, nous utilisions tout simplement notre cloud privé. Nous avions nos serveurs de fichiers internes. Du coup, quand nous sortions de l’hôpital, nous n’avions plus accès à rien, si ce n’est via un tunnel VPN pour se connecter sur nos machines.
Nous avons choisi Microsoft Office 365 pour plusieurs raisons. Premièrement, c’était une demande de certains utilisateurs qui l’avaient déjà utilisé. Deuxièmement, nous étions intéressés par l’arrivée des nouveaux outils collaboratifs. A côté de ça, même si nous n’avons pas de 4G localement (ou un début), nous avons un wifi urbain pour utiliser les objets nomades. Ensuite, nous participons à des réunions en dehors de l’hôpital pour des sujets qui touchent la santé de l’archipel par exemple. Enfin, nous avions eu vent que Microsoft allait être Hébergeur de Données de Santé et validé RGPD. Cela nous garantit que ces outils collent à la réglementation et nous protègent de certains risques. »
Pourquoi avoir fait appel à Blue Soft Empower pour mettre en place Office 365 ?
Jacky Letournel enchaîne : « Nous avions un besoin technique (nous ne savions pas comment faire) et un besoin sur l’organisation du projet. En effet, cela nous inquiétait quelque peu de bouleverser la bureautique ou encore la messagerie des utilisateurs.
Nous avons donc cherché une aide auprès des centrales d’achats, et en se rapprochant de la CAIH, nous avons été orientés vers Blue Soft Empower. A la première discussion, nous avons été convaincus, aussi bien par les références d’Empower que la façon dont on nous a proposés d’organiser le projet.
Pour notre premier démarrage sur Office 365, nous avons choisi une équipe d’ambassadeurs, regroupant le comité de direction de l’hôpital et la direction de la commission médicale de l’établissement. Cela représente une douzaine d’utilisateurs, avec le service informatique qui comporte 3 personnes. En prenant d’un seul coup le comité de direction et la tête de la CME de l’hôpital, il ne fallait pas se rater. Nous ne nous sommes justement pas ratés ! Cela a été mené, à mon sens, d’une manière vraiment parfaite. »
Quels outils de la suite Office 365 avez-vous mis en place ?
« Nous avons commencé avec Outlook, pour disposer de nos messages et de nos plannings en tout temps et en tout lieu. Par ailleurs, nous utilisons Teams, parce que nous avons démarré en pleine crise sanitaire. Nous avons dû organiser régulièrement des réunions à distance, donc nous avons vite adhéré. Puis, personnellement, et je ne suis pas le seul de l’hôpital, j’utilise beaucoup OneNote. J’ai pris l’habitude de tout noter là-dessus et j’ai laissé tomber mes cahiers papier. » précise-t-il.
Quels sont les bénéfices de Microsoft Office 365 pour le CH François Dunan ?
Le Responsable du Système d’Information donne son avis : « Au service technique, nous sommes 3 personnes en tout. C’est peu pour gérer 200 postes, une cinquantaine de tablettes portables et environ 80 serveurs. Nous sommes donc bien contents d’avoir Teams. Cela nous soulage d’une part de travail qui n’est pas de l’informatique pure mais plus de l’assistance aux utilisateurs. Plus ils gagnent en autonomie, plus cela allège la charge du service informatique.
Il faut savoir qu’avant d’avoir cet outil, nous étions très souvent sollicités pour des visio-conférences. Nous avons des 6 outils de visio-conférence dédiés en tout sur les différents sites. Les utilisateurs ne sont jamais à l’aise pour les utiliser. Avec Teams, ils n’ont plus besoin de nous. Ils se connectent avec leur portable ou un ordinateur mis à disposition dans une salle et lancent leurs réunions en toute autonomie. C’est une facilité pour les utilisateurs puisqu’ils n’ont plus à nous solliciter, mais également un gain pour nous. »
La Présidente de la CME, qui fait partie des utilisateurs accompagnés par Blue Soft Empower, explique : « La mise en place d’Office 365 nous a fait gagner en efficacité. Le fait d’avoir un accès aux documents via le drive, l’accès et le partage de nos agendas, l’accès à nos e-mails de n’importe où, nous fait gagner beaucoup de temps. C’est surtout le cas quand, comme moi, on est amené à travailler sur des sites différents. Je ne suis pas toujours dans le même bureau à l’hôpital, je vais parfois dans nos différentes antennes. Là, je peux aller travailler un peu partout, j’ai mes outils à portée de main tout le temps. Cela permet une meilleure réactivité. Puis, dans cette période de COVID, cela facilite aussi le télétravail.
Et ceux de Microsoft Teams spécifiquement ?
Microsoft Teams, spécifiquement, nous facilite la tâche. À Saint–Pierre-et-Miquelon, depuis le début de la crise de la COVID, des mesures de protection du territoire ont été prises par les pouvoirs publics. Je pense notamment à la mise en place de septaines ou de quatorzaines à l’entrée sur le territoire. Les médecins ou professionnels sur l’archipel ne peuvent donc pas venir travailler. Nous faisons des réunions médicales hebdomadaires après les heures de travail de bureau. Le service informatique n’est donc plus présent. Depuis que nous avons Teams, je suis autonome pour brancher la visio-conférence, permettre à ces professionnels en septaine de participer, au médecin de Miquelon également. Il est tout seul à Miquelon et participer à nos réunions facilite son intégration au sein de la communauté médicale et le partage des informations. Pour nous, c’est un outil très précieux.
Nous utilisons Teams pour d’autres usages. Nous faisons régulièrement des points épidémiologiques avec nos voisins canadiens, avec qui nous travaillons en collaboration dans le cadre des évacuations sanitaires des patients que nous ne pouvons en charge ici. De plus, nous échangeons sur les réglementations qui évoluent parce que les conditions deviennent de plus en plus contraignantes. Nous utilisons Teams et cela fonctionne très bien. Enfin, beaucoup de missions et de formations devant être dispensées en présentiel ont été annulées. Nous avons réussi à les assurer à distance grâce à l’outil Teams. »
Qu’avez-vous pensé de l’accompagnement Empower ?
Le Responsable du SI s’exclame : « J’ai trouvé que les gens formés sur le projet ont très vite adhérés, ils utilisent très très facilement les outils Office 365 ».
La Présidente de la CME confirme : « Nous avons été bien accompagnés. J’ai apprécié la démarche de nous demander nos contraintes, de nous faire parler sur nos attentes ou sur ce qui pouvait être amélioré. Moi qui ne suis pas vraiment férue d’informatique, j’ai tout de suite accroché. J’ai senti que l’objectif, c’était vraiment de répondre à nos besoins. J’ai trouvé ça super, je suis très positive ! Grâce à cela, j’ai constaté qu’il y avait eu une bonne adhésion aux formations. C’était vraiment quelque chose qui répondait à des situations concrètes. D’ailleurs, mon regret, c’est que le reste de la communauté médicale ne puisse pas encore les utiliser. J’attends cette deuxième phase pour pouvoir partager ces outils avec le reste de la communauté médicale, qui je suis sûre, va aussi adhérer. »
Qu’envisagez-vous pour la suite ?
« Notre volonté, c’est vraiment de faire passer tout le monde à Microsoft Office 365. Il y a deux intérêts à cela : soulager le cloud interne, parce qu’il continue de grossir et il faut des ressources, et permettre de sécuriser les données, les rendre plus disponibles et pouvoir les partager plus facilement.
L’intérêt que nous avons eu, les membres du comité de direction et de la présidence de la CME, est aussi là pour les autres utilisateurs de l’hôpital. Ceux déjà formés vont avoir à jouer leur rôle, mais comme il y a peu de retours ou de problèmes, je ne doute pas de leur engouement à être de bons ambassadeurs au sein de leurs équipes. Puis, pour la deuxième phase, où nous allons basculer beaucoup plus de personnes, nous solliciterons Blue Soft Empower pour nous aider une nouvelle fois. » conclut Jacky Letournel.
