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Teams, la plate-forme collaborative de Microsoft, remporte un franc succès, en particulier depuis l’adoption massive du télétravail. Rien d’étonnant, puisque Microsoft Teams répond parfaitement aux besoins du travail à distance, avec de nombreuses fonctionnalités collaboratives. Le principe est simple : on crée des équipes par projet, par service, par département, pour travailler facilement ensemble. Dans la pratique, il arrive que les utilisateur·rice·s, quelque peu grisé·e·s par le concept, créent une multitude d’équipes, sans forcément respecter un protocole précis. Cela peut complexifier les choses en matière de sécurité et d’usage. C’est là que Powell Teams entre en jeu.
Powell Teams est une application « stand-alone » (qui peut être utilisée seule) créée par Powell Software (partenaire Microsoft et Empower). Parfaitement interopérable avec Microsoft Teams, elle vise à optimiser le parcours utilisateur et à faciliter la gouvernance des équipes dans la plate-forme collaborative de Microsoft.
Pour ce faire, elle apporte des fonctionnalités complémentaires à ce qui est disponible nativement dans Teams. En voici quelques exemples : organisation des équipes, création de modèles d’équipe selon différents profils, définition de propriétaires, d’utilisateurs et de contenus par défaut et duplication des modèles. Ces fonctionnalités sont disponibles depuis un tableau de bord, directement dans Microsoft Teams.
Depuis le tableau de bord Powell Teams, les administrateur·rice·s peuvent créer un modèle d’équipe avec une convention de nommage appropriée, un statut privé ou public et des propriétaires par défaut. Les bonnes pratiques sont ainsi très facilement appliquées à toute nouvelle équipe créée depuis le modèle. Les noms des équipes sont cohérents, plus faciles à retrouver. L’utilisation de Microsoft Teams est ainsi optimisée. Autre avantage (et non des moindres), les administrateur·rice·s peuvent ajouter du contenu dans un modèle et dupliquer ce dernier. Il n’y a donc plus besoin de tout recommencer à chaque nouvelle création d’équipe ! Cela permet de gagner du temps et de bénéficier d’une trame qu’on peut ensuite adapter.
Les utilisateur·rice·s, de leur côté, retrouvent leurs équipes par mot-clé et voient plus facilement l’activité récente de leurs équipes dans le tableau de bord. Il·elle·s accèdent ainsi plus rapidement à l’information recherchée.
Comme illustré, Powell Teams répond aux préoccupations en matière de sécurité et d’usage. L’application simplifie le quotidien professionnel des collaborateur·rice·s tout en devenant le vecteur des règles de gouvernance de l’organisation.
Pour être efficace, la gouvernance doit répondre à des besoins spécifiques, actuels et futurs. Il faut réfléchir au niveau de sécurité et aux bonnes pratiques à appliquer. Il faut structurer pour éviter les écueils. C’est un travail à faire en amont, qui doit tenir compte à la fois des souhaits de l’organisation et des usages des utilisateur·rice·s. Nos expert·e·s conseillent d’ailleurs d’inclure les collaborateur·rice·s dans la réflexion autour de la gouvernance de Microsoft Teams. Cette approche inclusive permettra de tirer le meilleur parti des deux solutions (Microsoft Teams et Powell Teams).
Si vous préférez être aiguillé·e sur la meilleure stratégie de gouvernance à adopter dans votre organisation ou être accompagné·e pour la mise en place de Powell Teams, notre équipe d’expert·e·s est à votre disposition !
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