Tout commence par quelques équipes, puis, bien souvent, elles prolifèrent à n’en savoir que faire : c’est le problème que rencontrent encore trop d’équipes informatiques. Quelle stratégie de gouvernance de Microsoft Teams choisir ?
Microsoft Teams connaît une adoption sans précédent dans le monde professionnel grâce à sa capacité unique à combiner communication et collaboration dans une seule interface conviviale. Le dernier Magic Quadrant for Unified Communications as a Service (UCaaS) de Gartner a même placé la solution collaborative de Microsoft en tête de son classement.
Grâce à ses fonctionnalités de téléphonie, de messagerie et de réunion qui bénéficient de tout l’appui des autres éléments de la suite Microsoft 365, Teams a su séduire des organisations de toutes tailles, secteurs d’activité, et ce, à travers le monde entier.
Si la popularité de la solution de Microsoft n’est plus à démontrer, l’outil Microsoft Teams soulève toutefois des défis pour les DSI lorsqu’il s’agit d’aborder sa gouvernance.
L’importance d’une stratégie de gouvernance pour Microsoft Teams
Microsoft Teams permet à tous les utilisateur·ices de créer et de gérer leurs propres équipes. Cette flexibilité dans la définition des autorisations a grandement contribué à l’adoption par les utilisatrices et utilisateurs finaux, en favorisant leur autonomisation, l’adoption des usages et ce que Microsoft appelle la démocratisation de la productivité. Cependant, de nombreuses organisations ont pu en découvrir les conséquences négatives quand la gouvernance n’est pas prise en compte dès le départ.
Maîtriser la prolifération des équipes
La flexibilité qu’offre Microsoft Teams à ses utilisateur·ices est un atout indéniable, mais elle peut également entraîner un nombre massif d’équipes dispersées et mal structurées. Sans une approche de gouvernance claire, l’environnement Teams peut rapidement devenir chaotique, nuisant ainsi à l’expérience globale et à l’adoption de l’outil. Prenons le scénario typique.
Lorsque les utilisateur·ices se rendent compte qu’ils et elles ont la liberté d’utiliser les applications comme bon leur semble, on assiste souvent à une explosion du nombre d’équipes créées. Cela commence souvent par une “équipe de test” habituelle, où les apprenti·es utilisateur·ices explorent l’application pour en comprendre les fonctionnalités et les meilleures pratiques.
Ensuite, cette étape est suivie par une création virale d’équipes pour diverses raisons, les employé·es y voyant la valeur qu’elles peuvent apporter : de nouvelles équipes pour des conversations, pour le partage de documents, pour traiter d’un sujet spécifique. Avec une croissance exponentielle, le nombre d’équipes peut rapidement devenir envahissant, nuisant ainsi à l’adoption et à l’expérience globale de Microsoft Teams.
Des équipes disparates
Lorsque les utilisateurs sont laissés face à eux-mêmes pour nommer et structurer leurs équipes, des incohérences surgissent. En l’absence de directives claires sur leur structuration, chaque équipe peut suivre un schéma différent, rendant la recherche d’informations complexe.
Les styles de dénomination, les paramètres et les canaux varient d’une équipe à l’autre, créant un environnement encombré et peu propice à la productivité. Cette absence de structure globale peut également entraîner une utilisation inefficace des outils et nuire à l’expérience globale de Microsoft Teams d’où ma nécessité d’une stratégie de gouvernance équilibrée.
Stratégies de gouvernance de Microsoft Teams : que choisir ?
La gouvernance est essentielle pour favoriser l’adoption de Microsoft Teams grâce à un ensemble de règles internes. Cependant, une gouvernance trop rigide peut limiter l’autonomie des employé·es. Voici trois approches possibles de la gouvernance de Microsoft Teams.
Une gouvernance contrôlée par l’utilisateur
La stratégie de gouvernance contrôlée par les utilisateur·ices consiste à démocratiser Microsoft Teams. Cette approche permet aux utilisateur·ices de créer, configurer et gérer leurs propres équipes selon leurs besoins. Cette méthode prête à l’emploi et la méthode la plus couramment utilisée pour la gouvernance de Microsoft Teams. Cette approche s’accompagne généralement d’un plan de gouvernance. Ce dernier énonce les politiques de l’entreprise concernant la création, l’utilisation et la maintenance des équipes. Il définit un ensemble de règles visant à instaurer l’ordre sur la plateforme. Cependant, si cette approche responsabilise chaque employé·e dans l’application efficace des politiques, le plan de gouvernance peut rapidement être mis aux oubliettes.
Gouvernance contrôlée par les administrateurs
À l’opposé de la gouvernance par l’utilisateur·ice, ici, c’est l’équipe informatique qui prend les rênes. Elle supprime la possibilité pour tous les utilisateur·ices de créer leurs propres équipes et confie cette responsabilité à la DSI. Cette stratégie est généralement observée comme une réaction impulsive à la prolifération des équipes, afin de réguler le chaos généré par la prolifération des équipes.
Si à première vue, cette approche peut sembler être la solution idéale, l’équipe IT se retrouve alors seule en position d’autorité pour contenir la prolifération des équipes. Perçue comme une limitation imposée par la DSI, cette stratégie peut freiner l’adoption et l’évolution des usages au sein des services. Le risque majeur : voir les utilisateur·ices opter pour d’autres moyens de partage d’informations, tels que les courriels, voire des solutions non contrôlées, donnant lieu à du shadow IT.
L’approche intermédiaire
Cette approche est un compromis, une combinaison du meilleur des deux mondes. Elle permet aux utilisateurs et utilisatrices de créer les équipes dont qui répondent à leur besoin, tout en respectant les règles définies par la DSI.
Flux d’approbation
La première étape consiste à mettre en place des flux d’approbation. Le processus commence généralement par une demande de création d’une équipe. À noter, les workflows actuels ne permettent de mettre en œuvre qu’une partie de la stratégie de gouvernance souhaitée.
Modèles d’équipe
Les modèles d’équipe prédéfinis permettent d’automatiser la création des canaux, des onglets et des paramètres au sein d’une équipe. Ils nécessitent cependant un peu plus d’investissement. Ces modèles permettent alors aux utilisateurs et utilisatrices d’adopter une architecture plus cohérente au sein de leurs équipes. Pour une gouvernance plus poussée, une organisation peut également envisager l’utilisation d’Azure AD Premium, qui propose par exemple des conventions de nommage et une gouvernance au niveau de l’utilisateur·ice.
Trouver l’équilibre
Parmi toutes les stratégies de gouvernance de Microsoft Teams, l’approche intermédiaire est aujourd’hui un idéal à atteindre pour les organisations. Elle permet de concilier l’autonomie des utilisateurs et utilisatrices dans l’environnement Microsoft Teams et la gestion de son utilisation par les services IT.
Pour atteindre cet équilibre, les entreprises peuvent envisager des solutions de développement interne ou des produits tiers complémentaires, tels que Powell Teams. Bien que cette stratégie de gouvernance nécessite un investissement supplémentaire, elle conduit souvent à une adoption plus large et plus inclusive que les autres approches, doublée d’une gestion simplifiée pour les services informatiques.
